Где деньги?

В идеале на складе должно храниться ровно столько продуктов, сколько нужно для обеспечения продаж. Но рассчитать расход точно было трудно – отчеты не всегда помогали, так как бухгалтер вводила накладные в систему только раз в неделю. Кроме того, сотрудники иногда забывают отправлять заказы поставщикам, а поставщики, в свою очередь, могут задержать поставку. Поэтому старались заказывать «с запасом». В результате на складе «морозилась» приличная сумма, а стоп-листы все равно случались с удручающей регулярностью. В таких случаях приходилось быстро закупать недостающие товары на рынке по завышенной цене.

Планирование закупок перевели на автоматический режим. Необходимый объем закупок iiko вычисляет на основании прогноза продаж, сама формирует и отправляет заказы поставщикам. Для этого пришлось немного перестроить процессы, главным образом для того, чтобы организовать фиксацию данных о движении товаров на том месте и в тот момент, когда происходит конкретная операция. С поставщиками договорились о регулярных закупках по плану и подстроили под это график инвентаризаций. Товары разбили на группы и теперь остатки подсчитываются непоcредственно перед формированием заказа. Инвентаризации теперь проводятся ежедневно и занимают не более 15-20 минут, так как считают только товары определенной группы и используют быструю методику подсчета с помощью смартфона. Забыть теперь никто ничего не может – iiko отправляет напоминания и при нарушении графика уведомляет руководителей о том, что какие-то необходимые операции просрочены.

Из-за того, что товары закупались впрок, скоропортящиеся продукты приходилось часто списывать. Кроме того, повара часто делали с запасом и заготовки, чтобы избежать запары. Они тоже пропадали.

Для скоропортящихся продуктов настроили специальный график закупок, теперь iiko покупает их ровно столько, чтобы ничего не успело испортиться. Кухня использует почасовой план работы, запары остались в прошлом. Повара сразу отмечают на кухонном экране, что приготовили плановое количество заготовок, если что-то и остается в конце дня, iiko списывает это автоматически.

Проблемы, в общем, не было :) Меню выглядело вполне привлекательным, хотя и немного перегруженным. Пока не посмотрели отчет с АВС-анализом. Выяснилось, что часть блюд с высокой наценкой продаются хуже, чем могли бы, хотя у них явно есть потенциал. Есть популярные блюда, на которых ресторан зарабатывает недостаточно из-за высокой себестоимости. А еще нашли блюда, которые продаются очень редко, да при этом еще для некоторых из них закупаются специальные недешевые продукты, часто попадающие под списания из-за порчи.

По результатам анализа провели совещание и полностью перекроили меню. Лишние блюда убрали. Проанализировали техкарты блюд, которые продаются хорошо и заменили некоторые ингредиенты, где это было возможно сделать без потери качества. Кое-где поправили цены. Для высокомаржинальных блюд настроили в iiko мотивационные программы для официантов. Например, кофе или чай зачастую просто забывали предложить гостям, не говоря уже о том, чтобы вовремя налить вторую чашечку. То же самое с десертами. Теперь гости заказывают напитки и десерты значительно чаще.

Несмотря на то, что с поставщиками были в свое время достигнуты договоренности по ценам, в накладных цены этим договоренностям не соответствовали, а проверить это было сложно. У некоторых продуктов цена реально выросла и их использование стало невыгодно. Часть продуктов закупалась по неоправданно высокой цене. Кроме того, рваный график поставок и просрочки оплаты не добавляли позитива в отношения с поставщиками.

Начали вести в iiko прайс-листы поставщиков и настроили запрет на закупки по цене выше прайса. С помощью АВС-анализа по товарам выбрали те, которые входят в большинство блюд и закупаются в больших объемах и договорились о минимальных ценах на них. Некоторых поставщиков при этом пришлось сменить. За счет четкого графика и автоматического расчета поставок постепенно удалось оптимизировать цены и на те продукты, которые используются реже – поставщики пошли на уступки. Помогло также и то, что начали контролировать оплаты и перестали допускать просрочки.

В процессе анализа товародвижения и настройки инструментов контроля были выявлены махинации с закупками. Кроме того, даже добросовестные сотрудники в запаре забывали отправить заказ поставщику или проверить накладные. Многие ошибки удавалось заметить так поздно, что уже ничего нельзя было исправить и компания теряла деньги. Инвентаризацию проводили раз в месяц и обычно приходилось просто фиксировать убыток без возможности разобраться в причинах.

Автоматизация процесса планирования и отправки заказов на поставку продуктов исключила возможность злоупотреблений. Рутинные операции максимально упростили, ошибок стало на порядок меньше. Настроили подсказки для персонала и уведомления для руководителя в Telegram.