Инвентаризация — быстро, просто и когда нужно

Инвентаризация — важный инструмент для того чтобы точно выяснить, сколько товаров осталось на складе и на кухне. Она показывает, где теряются деньги, где возникают системные сбои и кто действительно несет ответственность за результат. Если раньше она занимала много времени и проводилась в первую очередь в целях бухгалтерского учета, то сейчас инвентаризация становится основным инструментом для решения управленческих задач.

В iiko инвентаризацию можно вести со смартфона — без бумажных ведомостей и с автоматическим оформлением результатов. Это позволяет перевести ее из категории сложных задач, на которые уходит много сил и времени, в категорию простых процессов, необходимость которых очевидна, а результат легко достижим. Разбираемся вместе, как наладить процесс инвентаризации, чтобы она была главной помощницей в управлении, а не источником стресса.

Многие владельцы считают, что если визуально все под контролем и они доверяют команде, то инвентаризацию можно проводить столько раз, сколько это нужно делать для бухучета. На практике же это означает, что вы не видите реальной картины. Расхождения накапливаются неделями, и когда вы их наконец находите, уже невозможно определить, когда и почему они возникли. Инвентаризация — это не проверка персонала, а диагностика процессов. Она помогает отличить человеческие ошибки от системных проблем и найти точки роста. Также, инвентаризация это ключ к оптимизации. Если вы точно знаете, сколько товаров у вас на складе, то вы можете планировать закупки так, чтобы ничего, с одной стороны, не портилось, а с другой – не заканчивалось в неподходящий момент. Это дает возможность не затаривать склад и не замораживать деньги в продуктах.

1. Регулярность

Раз в месяц «для отчета» — плохая стратегия: за тридцать дней успевает накопиться слишком много ошибок. Гораздо надежнее разделить товары на группы и считать с разной частотой:

• Дешевые и долгохранящиеся, которые можно закупить впрок (крупы, сахар) — раз в месяц или даже реже; 
• Товары с регулярным графиком поставок (мясо, овощи, молочка) — каждый раз перед днем поставки для формирования корректного заказа поставщику.

2. Разделение зон ответственности между сотрудниками

Разделите зоны хранения и назначьте ответственных: бар, сухой склад, холодильники, морозильники, заготовки. Пока один человек считает бар, другой — кухню. Это удобно при полной ежемесячной инвентаризации. Также можно проводить частичную инвентаризацию по той группе товаров, поставку которой нужно спланировать. Не нужно проводить ее после закрытия — главное, чтобы в этот момент отсутствовало движение группы товаров, по которой ведется подсчет.

3. Технологии вместо бумажек

Чем меньше ручного ввода, тем выше точность. Смартфон и сканирование вместо бумажных листков, автоматические задания на подсчет в определенный срок, мгновенное формирование документов — всё это экономит часы и снижает количество ошибок. Следующий шаг — настроить автоматическое формирование заказов поставщикам, чтобы снизить потери и увеличить оборачиваемость склада.

Чтобы инвентаризация работала как инструмент управления, важно измерять не только факт расхождения, но и его характер:

• Процент расхождения по категориям (алкоголь, молочные продукты, овощи).
• Частота случаев, когда расхождение превышает допустимый порог (например, 2%).
• Повторяемость проблем у одного и того же сотрудника, на одной точке или по одному типу продуктов.

Эти метрики стоит анализировать еженедельно — они покажут, где нужно дообучить команду, а где — пересматривать нормы списания.

Один из наших клиентов — сеть пекарен во Владивостоке — столкнулась с тем, что каждую неделю списывала до 15% выпечки. Причина была простой: сотрудники ориентировались на «прошлые продажи» и пекли «на всякий случай». В результате — либо дефицит, либо порча.

После внедрения мобильной инвентаризации и автоматического прогноза продаж ситуация изменилась кардинально. Теперь каждое утро система показывает, сколько каких изделий будет продано с точностью до 95%. На основе этого автоматически формируются закупки и план приготовления заготовок.

Результат: списания по скоропорту сократились на 37%, а выручка выросла за счет того, что гости перестали слышать фразу «К сожалению, круассаны закончились».