Где деньги?

Исключаем списания по порче и стоп-листы

Списания и стоп-листы – существенная статья затрат в ресторане. Закупишь больше продуктов или сделаешь больше заготовок – порча и списания, то есть потеря денег. Сэкономишь на закупках и какого-то продукта не окажется на складе – стоп-листы, недопродажи, и снова потеря денег. Да еще и недовольные гости. Этим параметром можно управлять, и многие рестораторы постоянно лавируют между Сциллой списаний и Харибдой стоп-листа, пытаясь обеспечить оптимальный запас продуктов на складе и заготовок на кухне. Но человеку свойственно ошибаться, и ошибки оборачиваются потерями. Забыли вовремя заказать продукты – обнаружили, только когда возник стоп-лист – быстро побежали покупать по завышенной цене. Результат – недополученная выручка и скакнувшая себестоимость. Перестарались с заготовками – списали в конце дня – опять вырос фудкост. А если это не один ресторан, а сеть, цена ошибки возрастает многократно – иногда потери составляют до 40% от прибыли. Как достичь идеального уровня запаса продуктов и снизить затраты? Ответ очевиден – исключить человеческий фактор из процесса товарооборота.

В iiko анализ статистики продаж и прогноз на будущий период создается автоматически, для этого ничего не надо делать, он просто всегда есть в системе.

Не надо сидеть над отчетами

Представить себе ресторан без автоматизации продаж и учета сейчас практически невозможно. И каждая такая система автоматизации со временем накапливает массу статистической информации о продажах. Анализируя эту информацию, можно правильно рассчитать нужные ресурсы. Раньше это приходилось делать управляющему, выгружая из системы кучу отчетов. В iiko анализ статистики продаж и прогноз на будущий период делается автоматически, для этого ничего не надо делать, он просто всегда есть в системе. Зная, сколько каких блюд будет продано в ресторане, система автоматически рассчитывает нужное для этого количество продуктов. Следующие шаги также очевидны – это количество сверяется с остатками на складе, по результату формируется и отправляется заказ поставщикам. Кроме того, параллельно формируется почасовой план по заготовкам на кухню. Обратите внимание – все это делает система автоматически, для этого даже не надо нажимать никаких кнопок. То есть анализ продаж, планирование ресурсов и их пополнение полностью автоматизированы.

В системе всегда должны быть реальные остатки

Для того, чтобы замкнутый цикл «анализ – прогноз – план – закупки – кухня – продажи – новый анализ» работал автоматически, необходимо выполнить только одно условие: в системе всегда должна быть информация о реальных остатках. То есть все движения товаров должны быть в тот же момент зафиксированы. Ну, к тому, что товары списываются со склада при продаже в режиме онлайн, все уже давно привыкли. Но необходимо немедленно регистрировать и поступление товаров на склад, списания, приготовление заготовок и прочие подобные операции. Ситуация, когда бухгалтер раз в неделю вводит в систему пачку накладных, уходит в прошлое. Но здесь нет проблемы – в iiko все это максимально автоматизировано и можно сделать с помощью того устройства, которое есть под рукой. А система еще и вовремя напомнит сотруднику, что надо сделать и когда. А если нужная операция не была проведена – сообщит его руководителю.

Все операции в iiko фиксируются тем сотрудником, который их совершает, на том месте, где это происходит и с помощью того устройства, которое у него есть под рукой.

Для примера рассмотрим инвентаризацию – процесс, необходимый для уточнения информации об остатках. Раньше она занимала довольно много времени и требовало присутствия сотрудника, знающего номенклатуру и обладающего соответствующими правами, а также компьютера с бэк-офисом. А если у вас сеть небольших точек на фудкорте, где и офиса-то нет? В iiko это можно сделать с помощью мобильного телефона. Вы один раз задаете график проведения этих мероприятий и вносите в систему информацию о местах хранения продуктов, а также типах и размерах упаковок (коробка, пачка, бутылка, контейнер).

Система сама напомнит сотрудникам о необходимости проведения инвентаризации в нужный момент. А им просто надо будет подсчитать, сколько упаковок лежит на стеллаже, сколько в холодильнике и т.п. и внести цифры в нужные клеточки. Стандартный акт инвентаризации формируется на основании этих данных автоматически. Поскольку нужный интерфейс находится на веб-странице и максимально прост для использования, с подсчетом остатков справится даже начинающий сотрудник! Ценно, что для этого не нужен компьютер, все можно сделать с помощью своего мобильного телефона.

ИСТОРИЯ ПРО ТО, КАК ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ СТАЛА НА ПОРЯДОК БЫСТРЕЕ, ПРИБЫЛЬ ВЫШЕ, А СОТРУДНИКИ СЧАСТЛИВЕЕ

Сеть ресторанов-пиццерий с доставкой начала использовать мобильную инвентаризацию. Время на подсчет и введение в систему данных об остатках в ресторанах сократилось с полутора часов до 30 минут. А потом сотрудники точки сообразили, что можно разделиться и каждый со своим телефоном будет подсчитывать свой участок. В результате теперь они делают полную инвентаризацию на точке за 10 минут! А в системе всегда реальные данные по складу, что позволяет точно планировать закупки в соответствии с прогнозом продаж. В результате прибыль по сети возросла на 7%.

Запускаем «вечный двигатель»

Итак, мы наладили фиксацию всех операций с товарами и блюдами в момент их совершения. Теперь в системе есть данные о реальных остатках. Значит, мы автоматически получаем точный расчет закупок и план работы кухни. Чтобы никто не забывал заносить текущие данные в систему, она сама напоминает сотрудникам об этом. А значит, они фиксируют все движения товаров в тот момент, когда это происходит. Круг замкнулся! Вечный двигатель заработал! И теперь вы больше не зависите от того, что кто-то забыл отправить поставщику заказ или не посчитал вовремя остатки. А если машина все же даст где-то сбой? В тот же момент управляющий получит уведомление на свой телефон.

Что мы имеем в результате? Большая часть рутинных процессов выполняется на автомате, а каждый сотрудник и руководитель заняты своим делом! При этом на складе идеальный запас продуктов и потери вследствие списаний или стоп-листов исключены. Правильно наладив систему, рестораторы получат фантастические результаты - иногда им удается добавить к своей прибыли до 40-50%.

А есть ли еще инструменты для сокращения затрат? Конечно! Продолжение следует!

Хотите снизить затраты по списаниям и исключить стоп-листы?

хочу!